Smartosh

Gmail

Google

Newtab

¡Bienvenido a Smart CAE! Aquí te vamos a enseñar de forma resumida los primeros pasos que debes seguir para hacer la coordinación de actividades empresariales con tu cliente o contrata.

Primer acceso a Smart CAE (Tutorial resumen inicial) (POR)

Cuando tu cliente o contrata quiera realizar una coordinación de actividades empresariales, lo primero que vas a recibir es un correo de bienvenida, en el cuál vas a encontrar lo esencial para poder empezar.

Correo de bienvenida (POR)

¿Es tu primera vez en el Smart CAE? ¿Has olvidado tu contraseña? En este documento aprenderás a cambiar tu contraseña.

Cambiar la contraseña de tu usuario (POR)

En este post te enseñamos cómo entrar a MySmart OSH, el software con el que podrás hacer tu Smart CAE y al que debes acceder para hacer tus gestiones.

Acceso a MySmart OSH, el aplicativo de Smart CAE (POR)

A continuación, te mostramos qué filtros puedes usar para buscar tus coordinaciones. También te aconsejamos los más usados y que te pueden ser de mayor utilidad.

Filtros: Búsqueda de coordinaciones (POR)

Esta es la pantalla principal del módulo. Desde ella podrás gestionar 100% la coordinación e interactuar con todos los registros que intervienen en el proceso. ¡Te explicamos cómo para que le saques el máximo partido!

Listado de coordinaciones (POR)

El asistente de coordinación es tu principal gestor de recursos de la coordinación y también es el editor principal.

Asistente de coordinación (POR)

Las actividades que desarrollamos en casa de un cliente son ejecutadas por personas. Aquí te enseñamos cómo debes crear empleados.

Crear nuevos empleados a una coordinación (POR)

Esta acción la debes hacer cuando tengas empleados de tu empresa externa que dejan de trabajar en esa coordinación, pero siguen vinculados a tu empresa. Se desactivarán las notificaciones, pero se mantendrá como empleado de tu organización para poder asignarlo de nuevo en el futuro.

Desasignar empleados de una coordinación (POR)

Esta acción la debes hacer cuando tengas empleados de tu empresa externa que ya existen en tu organización y deben empezar a trabajar en esa coordinación, por lo que se le debe reactivar la solicitud documental, si aplica.

Asignar empleados a una coordinación (POR)

Si un empleado, no sólo ha dejado de hacer una actividad en un cliente, si no que además ya no pertenece a tu organización, puedes darlo de baja siguiendo estos sencillos pasos.

Baja definitiva de empleados (POR)

No siempre nos acompañan recursos materiales a nuestras actividades en cliente ni tampoco siempre se hace una solicitud documental al respecto, pero si en tu caso es lo contrario, aquí te enseñamos a dar de alta vehículos o máquinas.

Crear vehículos / máquinas a una coordinación (POR)

Esta acción la debes hacer cuando tengas vehículos / máquinas de tu empresa externa que ya existen en tu organización y deben ser usados en esa coordinación, por lo que se le debe reactivar la solicitud documental, si aplica.

Asignar vehículos / máquinas a una coordinación (POR)

Esta acción la debes hacer cuando tengas vehículos / máquinas de tu empresa externa que dejan de ser usados en esa coordinación, pero siguen vinculados a tu empresa. Se desactivarán las notificaciones, pero se mantendrá como vehículo / máquina de tu organización para poder asignarlo de nuevo en el futuro.

Desasignar vehículos / máquinas de una coordinación (POR)

Si un vehículo / máquina ha pasado a mejor vida y ya no está vinculado ni a la coordinación ni a la empresa en sí, lo puedes dar de baja siguiendo estos sencillos pasos.

Baja definitiva de vehículos / máquinas (POR)

Los puestos de trabajo CAE se asignan a los distintos empleados de la coordinación para solicitar, solo a los seleccionados, la documentación específica de ese puesto, si la requiere.

Asignar puestos de trabajo CAE a los empleados de la coordinación (POR)

Los puestos de trabajo CAE de una coordinación vendrán definidos por la empresa principal. Aún así, es probable que eches en falta alguno concreto, por lo que puedes añadir nuevos y que se generen las peticiones documentales que aplique.

Añadir puestos de trabajo CAE a la coordinación (POR)

Los trabajos especiales / riesgos se asignan a los distintos empleados de la coordinación para solicitar, solo a los seleccionados, la documentación específica de ese trabajo especial o de un riesgo determinado, si la requiere.

Asignar trabajos especiales / riesgos a los empleados de la coordinación (POR)

Los trabajos especiales / riesgos de una coordinación vendrán definidos por la empresa principal. Aún así, es probable que eches en falta alguno concreto, por lo que puedes añadir nuevos y que se generen las peticiones documentales que aplique.

Añadir trabajos especiales / riesgos a la coordinación (POR)

Criação e modificação de subcontratos

Si tu actividad en cliente no la desarrollas con recursos propios y la subcontratas o una empresa te acompaña, puedes crear una subcontratación dependiente de tu coordinación

Creación de una subcontratación (POR)

Es probable que en tu organización seáis más de una persona gestionando la CAE o que necesites asignar back ups cuando llegan los periodos de merecidas vacaciones. En este caso, añadir responsables adicionales es tu solución. Serían como personas en copia de los correos que llegan de MySmart OSH.

Añadir responsables adicionales (POR)

Hay varias formas de consultar la documentación que tienes pendiente de subir, de validar o de descargar lo ya validado.

Consulta de documentos (POR)

Es importante saber qué debemos hacer ante cualquier estado que nos podamos encontrar de nuestra documentación.

Estados de la documentación (POR)

El control de accesos es la herramienta que te va a permitir consultar de forma fácil y sencilla si un empleado puede o no acceder a las instalaciones de tu cliente.

Consultar el acceso de un empleado (POR)

El control de accesos es la herramienta que te va a permitir consultar de forma fácil y sencilla si un vehículo / máquina puede o no acceder a las instalaciones de tu cliente.

Consultar el acceso de un vehículo / máquina (POR)

Neste post ensinamos-te como aceder ao MySmart OSH, o software com o qual poderás fazer o teu Smart GDP e ao qual deves aceder para fazer as tuas gestões.

Acesso a MySmart OSH, a aplicação da Smart GDP

Se um veículo/máquina passou à melhor vida e já não está ligado nem à coordenação nem à própria empresa, podes dar-lhe baixa seguindo estes passos simples.

Baixa definitiva de veículos / máquinas

Nem sempre nos acompanham recursos materiais nas nossas atividades junto do cliente, nem sempre é feito um pedido documental a esse respeito, mas se no teu caso for o contrário, aqui te ensinamos a registar veículos ou máquinas.

Criar veículos/máquinas para uma coordenação

O controlo de acessos é a ferramenta que te vai permitir consultar de forma fácil e simples se um empregado pode ou não aceder às instalações do teu cliente.

Consultar o acesso de um empregado

Se a tua atividade junto do cliente não for desenvolvida com recursos próprios e a subcontratares ou se uma empresa te acompanhar, podes criar uma subcontratação dependente da tua coordenação

Criação de uma subcontratação

Os postos de trabalho GDP são atribuídos aos diferentes colaboradores da coordenação para solicitar, apenas aos selecionados, a documentação específica desse posto, caso seja necessária.

Atribuir postos de trabalho GDP aos empregados da coordenação

As atividades que desenvolvemos na casa de um cliente são executadas por pessoas. Aqui ensinamos-te como deves criar empregados.

Criar novos colaboradores para uma coordenação

Se um empregado não só deixou de realizar uma atividade num cliente, como também já não pertence à tua organização, podes dar-lhe baixa seguindo estes passos simples.

Cessação definitiva de empregados

Bem-vindo ao Smart GDP! Aqui vamos ensinar-te de forma resumida os primeiros passos que deves seguir para fazer a coordenação de atividades empresariais com o teu cliente ou contratante.

Primeiro acesso ao Smart GDP (Tutorial resumo inicial)

Os trabalhos especiais/riscos são atribuídos aos diferentes colaboradores da coordenação para solicitar, apenas aos selecionados, a documentação específica desse trabalho especial ou de um risco determinado, caso seja exigida.

Atribuir trabalhos especiais/riscos aos colaboradores da coordenação

Os trabalhos especiais / riscos de uma coordenação serão definidos pela empresa principal. Ainda assim, é provável que sintas falta de algum em concreto, pelo que podes adicionar novos e fazer com que sejam gerados os pedidos documentais que se apliquem.

Adicionar trabalhos especiais / riscos à coordenação

Deves realizar esta ação quando tiveres veículos/máquinas da tua empresa externa que deixem de ser usados nessa coordenação, mas que continuam ligados à tua empresa. As notificações serão desativadas, mas ficará como veículo/máquina da tua organização para poder ser atribuído novamente no futuro.

Desatribuir veículos/máquinas de uma coordenação

A seguir mostramos-lhe que filtros pode usar para procurar as suas coordenações. Também lhe recomendamos os mais utilizados e que lhe podem ser mais úteis.

Filtros: Pesquisa de coordenações

Os postos de trabalho GDP de uma coordenação serão definidos pela empresa principal. Ainda assim, é provável que sintas falta de algum em concreto, por isso podes acrescentar novos para que se gerem as solicitações documentais que correspondam.

Adicionar postos de trabalho GDP à coordenação

É a tua primeira vez no Smart GDP? Esqueceste-te da tua palavra-passe? Neste documento vais aprender a mudar a tua palavra-passe.

Alterar a palavra-passe do seu utilizador

O assistente de coordenação é o teu principal gestor de recursos da coordenação e também é o editor principal.

Assistente de coordenação

É provável que na tua organização sejam mais do que uma pessoa a gerir a GDP ou que precises de atribuir back-ups quando chegam os períodos de merecidas férias. Neste caso, adicionar responsáveis adicionais é a tua solução. Seriam como pessoas em cópia dos e-mails que chegam do MySmart OSH.

Adicionar responsáveis adicionais

Existem várias formas de consultar a documentação que tens pendente de submeter, de validar ou de descarregar o que já foi validado.

Consulta de documentos

Deves realizar esta ação quando tiveres veículos/máquinas da tua empresa externa que já existam na tua organização e devam ser utilizados nessa coordenação; por isso deve ser reativado o pedido documental, se aplicável.

Atribuir veículos / máquinas a uma coordenação

Este é o ecrã principal do módulo. A partir dele poderás gerir 100% da coordenação e interagir com todos os registos que intervêm no processo. Explicamos-te como tirar o máximo partido!

Listagem de coordenações

Quando o teu cliente ou contratante quiser fazer uma coordenação de atividades empresariais, o primeiro que vais receber é um e-mail de boas-vindas, no qual vais encontrar o essencial para poderes começar.

Email de boas-vindas

É importante saber o que devemos fazer perante qualquer estado em que a nossa documentação se possa encontrar.

Estados da documentação

Esta ação deves fazê‑la quando tiveres empregados da tua empresa externa que já existem na tua organização e devem começar a trabalhar nessa coordenação, pelo que se deve reativar o pedido documental, se aplicável.

Atribuir empregados a uma coordenação

Deves executar esta ação quando tiveres colaboradores da tua empresa externa que deixam de trabalhar nessa coordenação, mas continuam vinculados à tua empresa. As notificações serão desativadas, mas permanecerão registados como colaboradores da tua organização para poderem ser atribuídos novamente no futuro.

Desassociar empregados de uma coordenação

O controlo de acessos é a ferramenta que te vai permitir consultar de forma fácil e simples se um veículo/máquina pode ou não aceder às instalações do teu cliente.

Manual de utilizador GDF para empresas externas

Primeiros passos

Boas-vindas, utilizadores e acesso

Navegação

Coordenações

Gestão de recursos

Gestão de funcionários

Gestão de veículos / máquinas

Gestão de Postos de Trabalho CAE

Gestão de Trabalhos Especiais / Riscos

Criação e modificação de subcontratos

Gestão de responsáveis adicionais

Gestão de documentação

Controlo de acessos