Smartosh

¡Bienvenido a Smart CAE! Aquí te vamos a enseñar de forma resumida los primeros pasos que debes seguir para hacer la coordinación de actividades empresariales con tu cliente o contrata.

Primer acceso a Smart CAE (Tutorial resumen inicial)

Gmail

Cuando tu cliente o contrata quiera realizar una coordinación de actividades empresariales, lo primero que vas a recibir es un correo de bienvenida, en el cuál vas a encontrar lo esencial para poder empezar.

Correo de bienvenida

¿Es tu primera vez en el Smart CAE? ¿Has olvidado tu contraseña? En este documento aprenderás a cambiar tu contraseña.

Cambiar la contraseña de tu usuario

En este post te enseñamos cómo entrar a MySmart OSH, el software con el que podrás hacer tu Smart CAE y al que debes acceder para hacer tus gestiones.

Acceso a MySmart OSH, el aplicativo de Smart CAE

A continuación, te mostramos qué filtros puedes usar para buscar tus coordinaciones. También te aconsejamos los más usados y que te pueden ser de mayor utilidad.

Filtros: Búsqueda de coordinaciones

Esta es la pantalla principal del módulo. Desde ella podrás gestionar 100% la coordinación e interactuar con todos los registros que intervienen en el proceso. ¡Te explicamos cómo para que le saques el máximo partido!

Listado de coordinaciones

El asistente de coordinación es tu principal gestor de recursos de la coordinación y también es el editor principal.

Asistente de coordinación

Las actividades que desarrollamos en casa de un cliente son ejecutadas por personas. Aquí te enseñamos cómo debes crear empleados.

Añadir empleados a una coordinación

Esta acción la debes hacer cuando tengas empleados de tu empresa externa que ya existen en tu organización y deben empezar a trabajar en esa coordinación, por lo que se le debe reactivar la solicitud documental.

Asignar empleados a una coordinación

Esta acción la debes hacer cuando tengas empleados de tu empresa externa que dejan de trabajar en esa coordinación, pero siguen vinculados a tu empresa. Se desactivarán las notificaciones, pero se mantendrá como empleado de tu organización para poder asignarlo de nuevo en el futuro.

Desasignar empleados de una coordinación

Si un empleado, no sólo ha dejado de hacer una actividad en un cliente, si no que además ya no pertenece a tu organización, puedes darlo de baja siguiendo estos sencillos pasos.

Baja definitiva de empleados

No siempre nos acompañan recursos materiales a nuestras actividades en cliente ni tampoco siempre se hace una solicitud documental al respecto, pero si en tu caso es lo contrario, aquí te enseñamos a dar de alta vehículos o máquinas.

Añadir vehículos / máquinas a una coordinación

Esta acción la debes hacer cuando tengas vehículos / máquinas de tu empresa externa que ya existen en tu organización y deben ser usados en esa coordinación, por lo que se le debe reactivar la solicitud documental, si aplica.

Asignar vehículos / máquinas a una coordinación

Esta acción la debes hacer cuando tengas vehículos / máquinas de tu empresa externa que dejan de ser usados en esa coordinación, pero siguen vinculados a tu empresa. Se desactivarán las notificaciones, pero se mantendrá como vehículo / máquina de tu organización para poder asignarlo de nuevo en el futuro.

Desasignar vehículos / máquinas de una coordinación

Si un vehículo / máquina ha pasado a mejor vida y ya no está vinculado ni a la coordinación ni a la empresa en sí, lo puedes dar de baja siguiendo estos sencillos pasos.

Baja definitiva de vehículos / máquinas

Los puestos de trabajo CAE se asignan a los distintos empleados de la coordinación para solicitar, solo a los seleccionados, la documentación específica de ese puesto, si la requiere.

Asignar puestos de trabajo CAE a los empleados de la coordinación

Gestión de Trabajos especiales / Riesgos

Los trabajos especiales / riesgos se asignan a los distintos empleados de la coordinación para solicitar, solo a los seleccionados, la documentación específica de ese trabajo especial o de un riesgo determinado, si la requiere.

Los trabajos especiales / riesgos de una coordinación vendrán definidos por la empresa principal. Aún así, es probable que eches en falta alguno concreto, por lo que puedes añadir nuevos y que se generen las peticiones documentales que aplique.

Añadir trabajos especiales / riesgos a la coordinación

Creación y modificación de subcontratas

Si tu actividad en cliente no la desarrollas con recursos propios y la subcontratas o una empresa te acompaña, puedes crear una subcontratación dependiente de tu coordinación

Creación de una subcontratación

Es probable que en tu organización seáis más de una persona gestionando la CAE o que necesites asignar back ups cuando llegan los periodos de merecidas vacaciones. En este caso, añadir responsables adicionales es tu solución. Serían como personas en copia de los correos que llegan de MySmart OSH.

Añadir responsables adicionales

Hay varias formas de consultar la documentación que tienes pendiente de subir, de validar o de descargar lo ya validado.

Consulta de documentos

Es importante saber qué debemos hacer ante cualquier estado que nos podamos encontrar de nuestra documentación.

Estados de la documentación

El control de accesos es la herramienta que te va a permitir consultar de forma fácil y sencilla si un empleado puede o no acceder a las instalaciones de tu cliente.

Consultar el acceso de un empleado

El control de accesos es la herramienta que te va a permitir consultar de forma fácil y sencilla si un vehículo / máquina puede o no acceder a las instalaciones de tu cliente.

Consultar el acceso de un vehículo / máquina

Asignar trabajos especiales / riesgos a los empleados de la coordinación

Google

Newtab

Crear nuevos empleados a una coordinación

Crear vehículos / máquinas a una coordinación

Esta acción la debes hacer cuando tengas empleados de tu empresa externa que ya existen en tu organización y deben empezar a trabajar en esa coordinación, por lo que se le debe reactivar la solicitud documental, si aplica.

Los puestos de trabajo CAE de una coordinación vendrán definidos por la empresa principal. Aún así, es probable que eches en falta alguno concreto, por lo que puedes añadir nuevos y que se generen las peticiones documentales que aplique.

Manual de usuario CAE para empresas externas

Primeros pasos

Bienvenida, usuarios y acceso

Navegación

Coordinaciones

Gestión de recursos

Gestión de empleados

Gestión de vehículos / máquinas

Gestión de Puestos de trabajo CAE

Gestión de Trabajos especiales / Riesgos

Creación y modificación de subcontratas

Gestión de responsables adicionales

Gestión de documentación

Control de accesos