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¡Bienvenido a Smart CAE! Aquí te vamos a enseñar de forma resumida los primeros pasos que debes seguir para hacer la coordinación de actividades empresariales con tu cliente o contrata.

Primer acceso a Smart CAE (Tutorial resumen inicial) (ENG)

Cuando tu cliente o contrata quiera realizar una coordinación de actividades empresariales, lo primero que vas a recibir es un correo de bienvenida, en el cuál vas a encontrar lo esencial para poder empezar.

Correo de bienvenida (ENG)

¿Es tu primera vez en el Smart CAE? ¿Has olvidado tu contraseña? En este documento aprenderás a cambiar tu contraseña.

Cambiar la contraseña de tu usuario (ENG)

En este post te enseñamos cómo entrar a MySmart OSH, el software con el que podrás hacer tu Smart CAE y al que debes acceder para hacer tus gestiones.

Acceso a MySmart OSH, el aplicativo de Smart CAE (ENG)

A continuación, te mostramos qué filtros puedes usar para buscar tus coordinaciones. También te aconsejamos los más usados y que te pueden ser de mayor utilidad.

Filtros: Búsqueda de coordinaciones (ENG)

Esta es la pantalla principal del módulo. Desde ella podrás gestionar 100% la coordinación e interactuar con todos los registros que intervienen en el proceso. ¡Te explicamos cómo para que le saques el máximo partido!

Listado de coordinaciones (ENG)

El asistente de coordinación es tu principal gestor de recursos de la coordinación y también es el editor principal.

Asistente de coordinación (ENG)

Las actividades que desarrollamos en casa de un cliente son ejecutadas por personas. Aquí te enseñamos cómo debes crear empleados.

Crear nuevos empleados a una coordinación (ENG)

Esta acción la debes hacer cuando tengas empleados de tu empresa externa que ya existen en tu organización y deben empezar a trabajar en esa coordinación, por lo que se le debe reactivar la solicitud documental, si aplica.

Asignar empleados a una coordinación (ENG)

Esta acción la debes hacer cuando tengas empleados de tu empresa externa que dejan de trabajar en esa coordinación, pero siguen vinculados a tu empresa. Se desactivarán las notificaciones, pero se mantendrá como empleado de tu organización para poder asignarlo de nuevo en el futuro.

Desasignar empleados de una coordinación (ENG)

Si un empleado, no sólo ha dejado de hacer una actividad en un cliente, si no que además ya no pertenece a tu organización, puedes darlo de baja siguiendo estos sencillos pasos.

Baja definitiva de empleados (ENG)

No siempre nos acompañan recursos materiales a nuestras actividades en cliente ni tampoco siempre se hace una solicitud documental al respecto, pero si en tu caso es lo contrario, aquí te enseñamos a dar de alta vehículos o máquinas.

Crear vehículos / máquinas a una coordinación (ENG)

Esta acción la debes hacer cuando tengas vehículos / máquinas de tu empresa externa que ya existen en tu organización y deben ser usados en esa coordinación, por lo que se le debe reactivar la solicitud documental, si aplica.

Asignar vehículos / máquinas a una coordinación (ENG)

Esta acción la debes hacer cuando tengas vehículos / máquinas de tu empresa externa que dejan de ser usados en esa coordinación, pero siguen vinculados a tu empresa. Se desactivarán las notificaciones, pero se mantendrá como vehículo / máquina de tu organización para poder asignarlo de nuevo en el futuro.

Desasignar vehículos / máquinas de una coordinación (ENG)

Si un vehículo / máquina ha pasado a mejor vida y ya no está vinculado ni a la coordinación ni a la empresa en sí, lo puedes dar de baja siguiendo estos sencillos pasos.

Baja definitiva de vehículos / máquinas (ENG)

Los puestos de trabajo CAE se asignan a los distintos empleados de la coordinación para solicitar, solo a los seleccionados, la documentación específica de ese puesto, si la requiere.

Asignar puestos de trabajo CAE a los empleados de la coordinación (ENG)

Los puestos de trabajo CAE de una coordinación vendrán definidos por la empresa principal. Aún así, es probable que eches en falta alguno concreto, por lo que puedes añadir nuevos y que se generen las peticiones documentales que aplique.

Añadir puestos de trabajo CAE a la coordinación (ENG)

Los trabajos especiales / riesgos se asignan a los distintos empleados de la coordinación para solicitar, solo a los seleccionados, la documentación específica de ese trabajo especial o de un riesgo determinado, si la requiere.

Asignar trabajos especiales / riesgos a los empleados de la coordinación (ENG)

Los trabajos especiales / riesgos de una coordinación vendrán definidos por la empresa principal. Aún así, es probable que eches en falta alguno concreto, por lo que puedes añadir nuevos y que se generen las peticiones documentales que aplique.

Añadir trabajos especiales / riesgos a la coordinación (ENG)

Creation and modification of subcontracts

Si tu actividad en cliente no la desarrollas con recursos propios y la subcontratas o una empresa te acompaña, puedes crear una subcontratación dependiente de tu coordinación

Creación de una subcontratación (ENG)

Management of additional responsible persons

Es probable que en tu organización seáis más de una persona gestionando la CAE o que necesites asignar back ups cuando llegan los periodos de merecidas vacaciones. En este caso, añadir responsables adicionales es tu solución. Serían como personas en copia de los correos que llegan de MySmart OSH.

Añadir responsables adicionales (ENG)

Hay varias formas de consultar la documentación que tienes pendiente de subir, de validar o de descargar lo ya validado.

Consulta de documentos (ENG)

Es importante saber qué debemos hacer ante cualquier estado que nos podamos encontrar de nuestra documentación.

Estados de la documentación (ENG)

El control de accesos es la herramienta que te va a permitir consultar de forma fácil y sencilla si un empleado puede o no acceder a las instalaciones de tu cliente.

Consultar el acceso de un empleado (ENG)

El control de accesos es la herramienta que te va a permitir consultar de forma fácil y sencilla si un vehículo / máquina puede o no acceder a las instalaciones de tu cliente.

Consultar el acceso de un vehículo / máquina (ENG)

Below we show you which filters you can use to search your coordinations. We also recommend the most commonly used ones that may be of greatest use to you.

Filters: Coordination search

Special works/risks in a coordination will be defined by the principal contractor. Even so, you may find a particular one missing, so you can add new ones and have the applicable document requests generated.

Add special tasks/risks to the coordination

If a vehicle/machine has reached the end of its life and is no longer linked to either the coordination or the company itself, you can decommission it by following these simple steps.

Permanent decommissioning of vehicles / machines

Is it your first time using Smart CAE? Have you forgotten your password? In this document you will learn how to change your password.

Change your user password

When your client or contractor wants to carry out a coordination of business activities, the first thing you will receive is a welcome email, in which you will find the essential information to get started.

Welcome email

If an employee has not only stopped carrying out work for a client but also no longer belongs to your organisation, you can deregister them by following these simple steps.

Permanent termination of employees

In this post we show you how to access MySmart OSH, the software with which you can complete your Smart CAE and which you must access to carry out your procedures.

Access to MySmart OSH, the Smart CAE application

It is important to know what to do in any state our documentation may be in.

Documentation statuses

You must perform this action when employees from your external company stop working in that coordination but remain linked to your company. Notifications will be deactivated, but they will remain employees of your organisation so they can be reassigned in the future.

Unassign employees from a coordination

You should perform this action when you have vehicles/machines from your external company that already exist in your organisation and need to be used in that coordination, so the documentation request must be reactivated, if applicable.

Assign vehicles/machinery to a coordination

There are several ways to view the documentation you have pending upload, pending validation, or to download what has already been validated.

Document search

Access control is the tool that will allow you to easily check whether a vehicle/machine can or cannot access your client's premises.

Check access for a vehicle/machine

Access control is the tool that will allow you to easily check whether an employee is allowed to access your client's premises.

Check an employee's access

CAE job positions are assigned to the different coordination staff so that only those selected are asked to provide the specific documentation for that position, if required.

Assign CAE job positions to coordination staff

Special jobs/risks are assigned to the various coordination employees so that only those selected are asked to provide the specific documentation for that special job or for a particular risk, if required.

Assign special tasks / risks to coordination staff

We don't always bring material resources to on-site client activities, nor is a documentary request always made for them, but if your situation is different, here we show you how to register vehicles or machinery.

Create vehicles/machines for a coordination

Welcome to Smart CAE! Here we will briefly show you the first steps you need to take to coordinate business activities with your client or contractor.

First access to Smart CAE (Initial summary tutorial)

The CAE job positions for a coordination will be defined by the main company. However, you may find a specific one missing, so you can add new ones and have the applicable document requests generated.

Add CAE workstations to the coordination

If you do not carry out your activity at the client's premises using your own resources and instead subcontract it or are accompanied by another company, you can create a subcontracting arrangement dependent on your coordination.

Creating a subcontract

You must carry out this action when employees from your external company already exist within your organisation and need to start working in that coordination, so their document request should be reactivated, if applicable.

Assign employees to a coordination

The activities we carry out at a client's premises are performed by people. Here we show you how to create employees.

Create new employees for a coordination

You should carry out this action when vehicles/machines from your external company are no longer used in that coordination but remain linked to your company. Notifications will be disabled, but they will be kept as a vehicle/machine of your organisation so they can be reassigned in the future.

Unassign vehicles/machines from a coordination

The coordination assistant is your main manager of coordination resources and also the lead editor.

Coordination Assistant

This is the main screen of the module. From here you can manage coordination 100% and interact with all the records involved in the process. We'll show you how so you can make the most of it!

List of coordinations

You will probably have more than one person in your organisation managing the CAE, or you may need to assign backups when well‑deserved holidays arrive. In this case, adding additional responsible persons is your solution. They would be like people copied on the emails sent from MySmart OSH.

CAE User manual for external companies

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Management of additional responsible persons

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